Votre challenge:

• Une obligation légale:

L’évolution du contexte légal et réglementaire et la part croissante des documents électroniques natifs incitent à s’orienter vers la conservation sécurisée, pérenne et fiable des archives électroniques.   

• Une organisation efficace et fiable:

Le choix des sources de données, la répartition des responsabilités, la définition des règles de gestion sont autant de questions essentielles qui doivent être étudiées avant de faire des choix techniques. Une approche globale de la gestion du cycle de vie des documents et du records management est indispensable pour couvrir l’ensemble du périmètre.

• Des solutions techniques pérennes:

Formats, supports, numérisation, conversion, migration, métadonnées pour la gestion et la recherche : autant de choix qui conditionnent l’efficacité et la durée de vie des archives électroniques. Archivage intégré en aval d’une solution de GED ou recours à un tiers archiveur certifié : une étude technico-économique est nécessaire pour choisir la solution optimale en fonction des contraintes spécifiques de l’entreprise.

Notre réponse:

Une démarche rigoureuse et une assistance pour toutes les étapes essentielles

• Evaluer les archives à prendre en compte

Une analyse des dossiers et des documents est un préalable indispensable. L’identification des types de documents et des gisements à prendre en compte, l’estimation des volumes et des flux existants, la caractérisation des données et des documents à traiter impliquent une approche spécialisée

• Auditer et adapter l’organisation

La charte d’archivage définit les règles de gestion par activité opérationnelle et par famille de documents. L’attribution précise des responsabilités de collecte et de conservation permet de limiter l’accumulation anarchique des documents unitiles.

• Définir les orientations techniques

Les choix techniques dépendent de l’architecture du système d’information, des contraintes induites par l’organisation et par le contexte légal et réglementaire applicable.

• Choisir et exploiter une solution technique adaptée

La recherche d’une solution adaptée passe par la préparation d’un cahier des charges précis définissant : le contexte technique, la typologie des documents et des données à archiver, les fonctions à assurer, les contraintes liées à la valeur probante des documents.

Les règles d’exploitation garantissent un fonctionnement optimal pour les volumes conservés, la gestion des droits d’accès, la sécurité des données et des équipements, la suppression des contenus obsolètes, les coûts d’exploitation.

RECORDS MANAGEMENT

Périmètre documentaire : tous les documents produits ou reçus dans le cadre des activités ou des obligations légales de l’organisme

Objectifs d’un système de Records Management:

• Prendre en charge les documents depuis leur création
• Conserver les documents dans leur contexte
• Garantir la conservation et la restitution dans des délais et des supports adaptés
• Assurer la traçabilité des opérations sur les documents
• Communiquer les documents en respectant les droits d’accès
• Définir et garantir une organisation pérenne, homogène et globale
• Faciliter le changement d’organisation
• Intégrer, à terme, les process de gestion documentaire dans les processus métiers

Démarche à suivre:

• Analyser les activités de l’organisme : Plan de classement des activités
• Analyser les exigences archivistiques : Besoins de preuve et d’information de chaque activité
• Sélectionner les documents à intégrer : Analyse des obligations de rendre compte issues de la  réglementation, de l’analyse des risques induits par la perte des documents
• Définir la politique de conservation : Préserver l’information pour des usages futurs – Préserver les  documents à valeur probante et leur contexte de production – Eliminer les documents inutiles

Points clés d’une démarche de Records Management

• L’organisation est primordiale.
• La charte d’archivage est l’outil central.
• La compétence des archivistes permet d’avancer plus rapidement.
• Le Records Management concerne, à priori, TOUTES les activités, TOUS les documents produits et reçus, sur TOUS les supports.

Le Bureau d’Etudes INFORMATISTE ADHOC Ingénieurs Conseils accompagne ses clients dabs la mise en œuvre de démarche de Records Management au profit d’organismes publics ou privés.

• Le pilotage du projet. le Bureau INFORMATISTE ADHOC Ingénieurs Conseils intègre dans sa démarche, une étape préalable de programmation et de lancement de la mission, afin de valider la démarche, les objectifs, le calendrier, etc. du projet. Cette étape initiale est fondamentale pour garantir la bonne réalisation de la mission.
• Une définition précise du périmètre du projet. Il s’agit de bien définir le périmètre documentaire de la démarche : de quels documents s’agit-il ? quels sont les flux et les volumes de documents à prendre en compte ? etc.
• Une définition précise des besoins. Une analyse fine des besoins doit être réalisée, en privilégiant à chaque moment le service rendu en interne et en externe, et l’optimisation des processus métiers. Le Bureau INFORMATISTE ADHOC Ingénieurs Conseils s’appuie sur son expertise de ce type de mission et sur les résultats de ses études et états de l’art dans ce domaine. L’analyse des aspects techniques et économiques vise à définir une organisation plus efficace.
• Construire un système de Records management cohérent avec le système d’information. L’objectif est de mettre à disposition des utilisateurs un système fiable, pérenne et évolutif, performant et ergonomique.
• L’accompagnement au changement. L’adhésion des acteurs en amont et leur mobilisation en aval sont des éléments clés de la réussite du projet. Concrètement, cette réussite passe par la mise en œuvre d’une démarche construite d’accompagnement, qui permet de garantir l’appropriation des acteurs grâce à un ensemble de principes, de méthodologies, de dispositifs intégrés dès le départ à la démarche projet.
• La prise en compte des textes réglementaires et normatifs. Le Bureau INFORMATISTE ADHOC Ingénieurs Conseils a une parfaite connaissance et maîtrise de la réglementation et des normes en matière de gestion des archives et des documents.

Le Bureau INFORMATISTE ADHOC Ingénieurs Conseils présente plusieurs atouts essentiels pour la réalisation des projets de Records Management, à l’appui notamment de : 

• Son expertise dans le domaine de l’archivistique et de la gestion documentaire
• Son équipe de consultants et d’experts
• Sa collaboration et ses interventions auprès d’instances reconnues dans le domaine de l’archivage et de la gestion documentaire (Direction des Archives du Maroc, l’ADBS etc.)
• Ses missions précédemment réalisées ou en cours de réalisation, notamment dans le domaine public et privé

Les méthodologies du Bureau INFORMATISTE ADHOC Ingénieurs Conseils s’intègre dans une logique d’amélioration et d’optimisation de l’offre de services. Elles s’appuient sur un travail collaboratif tout en respectant les spécificités des organismes.