DESTRUCTION

Conserver les documents d’archives au-delà de la date légale de conservation a un côté rassurant pour les services qui les produisent notamment les dirigeants. Tous ces documents sont conservés « au cas où ». En effet, le fait de ne pas pouvoir présenter un document pendant la durée légale de conservation est passible d’amendes. Le délai d’archivage des documents d’entreprise est règlementé. Etre dans l’incapacité de fournir une information archivée faisant office de preuve peut porter préjudice à un organisme dans un litige avec un fournisseur, un client ou un salarié. Et pourtant, il est nécessaire de détruire certains documents le temps venu.

Le manque de place où mettre les archives n’est pas dû à la surface des locaux mais à l’encombrement anarchique que provoque la conservation de papiers sans importances. Une accumulation d’archives étant inutile et coûteuse. La destruction d’archives obsolètes est un acte courant dans la vie d’une administration ou entreprise permettant, entre autres, de gagner de la place dans ses locaux.

La liste des documents à détruire est élaborée en tenant compte du référentiel intitulé “durée légale de conservation”. C’est à partir de ce référentiel que seront déterminées les durées légales de conservation. Ces dernières diffèrent selon le type de document et son importance. Elles peuvent être de 2, 3, 5, 10 ans ou même sans limitation de durée pour les bulletins de paie des employés par exemple.

A compter de la clôture de l’exercice, le délai de conservation légal des dossiers comptables est de 10 ans, que cela concerne les bons de commande, les bons de livraison, les factures émises ou reçues ou le livre et registre comptable. Au niveau fiscal, la durée de conservation obligatoire est établie à partir de l’année d’imposition.

Une fois par an, les archives ayant atteint leur durée légale de conservation devraient être détruites, permettant ainsi de libérer de l’espace dans ses locaux et de faciliter la recherche et l’accès aux documents utiles.